Früher war ein Einspruch oftmals eine Sache von mehreren Stunden. Rechtslage prüfen, Urteile vergleichen, Text formulieren. Heute klicken wir auf „Einspruch generieren“ und haben in Sekunden einen ersten ungeprüften Entwurf auf dem Bildschirm. Natürlich kann dieser noch nicht einfach übernommen werden. Er wird der noch gelesen, geprüft, überarbeitet, ergänzt und freigegeben. Aber der KI-Einstieg ist gemacht. 

Vom Testlauf zum Werkzeug 

So arbeiten wir inzwischen öfter. Die KI ist bei uns Teil des Kanzleialltags geworden. Nicht spektakulär, aber wirksam. Keine Lösung für alles, aber ein Werkzeug, das Dinge leichter macht. Was früher Zeit fraß, läuft heute im Hintergrund. Schon früh war für uns klar: Wer die Zukunft der Branche mitgestalten will, muss sich aktiv mit KI auseinandersetzen. Vor gut einem Jahr haben wir deshalb begonnen, KI-basierte Anwendungen systematisch in unseren Kanzleialltag zu integrieren. Der Start war bewusst pragmatisch: nicht als großes Zukunftsprojekt, sondern als praktischer Test im laufenden Betrieb. Unterstützt haben uns dabei verschiedene DATEV-Tools, die Routineaufgaben vereinfachen, Prozesse beschleunigen und uns in der Analyse helfen. Doch welche Anwendungen nutzen wir regelmäßig und was bringen sie im Alltag?

Was KI bei uns leistet

KI-Anwendungen für Steuerberatungen gibt es inzwischen viele – von Anbietern wie Deubner Tax KI, Haufe CoPilot Tax, NWB TaxNavi (TaxIQ) oder den bekannteren Platzhirschen wie ChatGPT, Microsoft Copilot und Gemini. Doch nicht jedes Tool passt. Wir haben verschiedene Lösungen getestet und setzen vor allem auf zwei DATEV-Lösungen: die KI-Werkstatt mit ihren Prototypen und den Automatisierungsservice im Rechnungswesen. Drei unserer „Lieblinge“ stellen wir hier exemplarisch vor:

1. DATEV KI-Automatisierungsservice 

Die manuelle Buchführung war lange ein echter Zeitfresser, gerade bei wiederkehrenden Standardfällen. Seit wir den DATEV KI-Automatisierungsservice nutzen, läuft vieles automatisch. Die KI schlägt uns Buchungen vor, egal ob für Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen oder Bankbewegungen. Das System erkennt Beleginhalte, lernt mit jeder Korrektur dazu und wird dadurch von Woche zu Woche besser. Wir sehen auf einen Blick, welche Vorschläge sicher sind und direkt übernommen werden können und wo nochmal ein prüfender Blick nötig ist. Für uns bedeutet das: weniger Handarbeit bei der Erfassung, schnellerer Durchlauf in der FIBU und mehr Zeit für Schulungen, Qualitätsprüfung und Mandantenfragen. 

2. DATEV Einspruchsgenerator 

Mit diesem Prototyp aus der DATEV KI-Werkstatt lassen sich im Handumdrehen fertig formulierte Einspruchschreiben erstellen. Beispielsweise wurden in einer Einkommensteuererklärung die Umzugskosten nicht anerkannt. Statt mühsam selbst ein Schreiben zu formulieren, erhalten wir in Minuten einen passablen Entwurf, der aktuelle Urteile berücksichtigt und nur noch ergänzt, geprüft und abgeschickt werden muss. Fertig!

3. Recherchehilfe „Frag LEA“

Wann liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor? Gibt es ein aktuelles BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Photovoltaikanlagen? Welche Vorteile bringt ein Investitionsabzugsbetrag? Früher war es mühsam, solche Informationen zusammenzusuchen. Heute geht es per KI auf Knopfdruck mit „Frag LEA“, ebenfalls aus der DATEV KI-Werkstatt. „Frag LEA“ ist sozusagen die intelligente Recherchehilfe mit Steuerfokus. Die Datenbank liefert bei kniffligen Steuerfragen schnell rechtssichere Antworten – inklusive Quellen aus über 150.000 Dokumenten wie BMF-Schreiben, Urteilen und Fachtexten des DATEV-Verlags.

Testlabor für Kanzlei-KI: In der DATEV KI-Werkstatt entstehen Prototypen für Automatisierung, Recherchen und Kommunikation. 

Kein Systembruch, aber „Human in the Loop“

Die KI-Anwendungen, die wir nutzen, greifen gut ineinander und fügen sich reibungslos in unser DATEV-System ein. Heißt: Wir arbeiten in einem vertrauten Prozessumfeld, das DSGVO-konform und rechtssicher ist. Trotz aller technischen Fortschritte bleibt aber eines entscheidend: Der Mensch. „KI ist unser Assistent, nicht unser Ersatz“, bringt es Steuerberater Thomas Langer auf den Punkt. Deshalb gilt in der Kanzlei das Prinzip „Human in the Loop“. Jede automatisierte Empfehlung wird geprüft, kommentiert und freigegeben. So verbinden wir Tempo mit Sorgfalt, ohne Abstriche beim Datenschutz.

Was wir nach einem Jahr KI gelernt haben

Nach einem Jahr intensiver Nutzung steht für uns fest: KI hat unsere Kanzlei nicht nur effizienter, sondern auch ruhiger gemacht. Wo früher Routinen Zeit raubten, nutzen wir heute die Freiräume für Fortbildungen, vorausschauende Kanzleiarbeit, steuerliche Gestaltung und den persönlichen Austausch nach innen und nach außen. Mehr noch können wir uns stärker auf die strategische Entwicklung unserer Mandanten konzentrieren, auf Themen wie Investitionen, Liquidität oder Förderstrategien. Dennoch muss jeder von der KI generierte Vorschlag kritisch geprüft werden, da noch nicht alles fehlerfrei läuft.

Warum KI nicht automatisch günstiger heißt

Viele denken, mit KI wird alles automatisch günstiger. Stimmt aber bei weitem nicht. Denn KI bedeutet auch Aufwand: teure Software-Lizenzen, Investitionen in sichere IT-Systeme und Zeit für Schulungen und Qualitätskontrollen. Was die Technik an einer Stelle spart, braucht man an anderer für die sorgfältige Prüfung der Ergebnisse. Egal ob BWA, Unternehmensbewertung oder Jahresabschluss – jeder Bericht geht bei uns erst raus, wenn wir ihn geprüft haben. So verstehen wir moderne Steuerberatung: digital, effizient und trotzdem persönlich.

Bildquellen: istockphoto (dmaerre), DATEV (KI-Werkstatt)